Тайм-менеджмент

В апреле 2014 года стартовал проект по внедрению в нашу Компанию единых правил и стандартов управлением временем – «Тайм Менеджмент».

Несказочное дело

Помните детский фильм и повесть «Сказка о потерянном времени»? Чтобы не оказаться в положении главных героев, которые были вынуждены мучительно, долго, подвергая себя опасностям возвращать потерянное время, в нашей Компании организовали тренинг по тайм-менеджменту для руководителей и сотрудников.

Результаты еще дадут о себе знать – приемы, методы экономии времени и оптимизации своей деятельности постепенно внедряются в жизнь «Стримера».

Как всё успеть? С помощью тренинга!

Нехватка времени — проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. Наша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в нашем подразделении и компании в целом. Этот проект поможет научиться не только правильно организовывать свое личное и рабочее время, правильно распределять нагрузку, а также грамотно делегировать задачи и полномочия и увеличивать личную и корпоративную эффективность.

За красивыми словами стоит не только большая работа в рамках тренинга и общения с тренером. Тайм-менеджмент оказался целой тонкой наукой: как понять, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность? Как наилучшим образом делегировать задания? И одна из самых актуальных задач для нашей компании — улучшение коммуникаций между функциональными подразделениями, получение специфических знаний и умений и применение их на практике.

Главные цели

Основные цели тренинга состояли в том, чтобы научить планирование и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределять нагрузку и избегать потери времени, а также повысить личную и корпоративную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

Тренинг проводился и для руководителей, и для сотрудников ОАО «НПО «Стример». Организатором тренинга выступила Людмила ВИШНЯКОВА, наш менеджер по развитию персонала.

 

Мнение бизнес-тренера, бизнес-консультанта, сертифицированного коуча (ICF), руководителя отдела обучения агентства«Мастер-класс»Валерии ВАХРУШЕВОЙ:

Что такое «управление временем»?

Процесс управления временем – это оптимизация собственной жизнедеятельности и оказание влияния на жизнедеятельность других людей, ведь у каждого из нас есть коллеги, семьи, и все равно, хотим или нет, мы оказываем влияние на других людей. Сейчас управление временем очень востребовано, поскольку мы живем в такую эпоху, когда основная ценность – время, и наша задача – быть мобильнее и больше успевать. Если в советские времена у человека был один участок работы, как правило, то сегодня мы работаем в системе многозадачности, и инструменты управления временем позволяют это сделать быстро и эффективно. Темп жизни увеличивается, и будет дальше расти, поэтому инструменты тайм-менеджмента важны для современного человека.

Какие этапы работы прошли руководители и сотрудники ОАО «НПО «Стример» в рамках обучения управлению временем?

Первоначально мы провели подготовительную работу: разослали анкеты будущим участникам тренинга, в которых они высказали свои пожелания. На самом тренинге сначала рассматривали блок «Целеполагание»: учились правильно ставить цели. Затем изучали планирование и его виды – линейное и нелинейное. Третьим блоком стала «Расстановка приоритетов». Затем последовала «Реализация»: разбирались, удается ли применять приемы тайм-менеджмента? Если нет, то почему? Пятый блок — «Анализ и итоговый контроль».

В какой форме проходил тренинг? Какие методы работы использовались?

Тренинг – значит «тренировка», то есть, в нем большое значение играет практическая часть, хотя теоретическая тоже есть.Тренинг по управлению временем направлен на осознание тех моделей, которые уже существуют, и изменение их в более качественную сторону с помощью новых инструментов, поэтому в программу тренинга включен обязательный интерактив – это когда каждый участник делится своим опытом тайм-менеджмента: дело в том, что каждый из нас так или иначе управляет своим временем, мы все умеем это делать – просто кто-то лучше справляется с этой задачей, кто-то – хуже, есть более эффективные способы, есть менее. После интерактива мы закрепили знания с помощью различных кейсов и упражнений.

А после основного тренинга последовала дополнительная работа, помогающая лучше усвоить новые знания и умения… В чем она состояла?

Действительно, наш тренинг не был конечной точкой работы. Мы просто узнали о различных инструментах, попробовали их или просто послушали о том, как их применять. Итог тренинга – домашнее задание: проанализировать свою деятельность, понять, какие задачи делаются максимально эффективно, а какие – нет, определить трудности, которые возникают в Компании в тот момент, когда время расходуется неэффективно.  Кульминационной стала «Посттренинговая встреча», на которой руководители придумали особую систему управления времени в Компании.

Тренинг был посвящен управлению своим личным временем или все-таки временем больше рабочим?

И рабочим, и личным. Управлять своим временем по-настоящему можно только в том случае, если вы управляете им 24 часа в сутки. Конечно, мы рассматривали в большей степени инструменты, которые применяются именно в работе. Тем не менее, все эти инструменты легко накладываются и на личную жизнь. Все равно основная компетенция руководителя и любого человека, который к чему-то стремится, — это четко понимать свои цели, ставить и отслеживать их. Управление временем дает инструменты более эффективного пути к своим целям-ка близким, так и отдаленным, как малым, так и глобальным. И здесь нет предела совершенству – тайм-менеджментом можно заниматься всю жизнь, постоянно совершенствуя свои умения.

Как скоро после тренинга ждать применения полученных знаний внутри Компании?

Любое новое знание начинает применяться сразу или никогда. Как правило, если люди не начинают использовать его в ту же минуту, как он получено, то оно забывается, уходит. Это особенность человека. Ключевой момент состоит в том, чтобы полученные знания и сформированный опыт быстро внедрить. Чем больше применять и пробовать, тем больше шансов, что опыт войдет в жизнь людей и организации в целом. Поэтому после тренинга «Стример» практически сразу поучаствовал в посттренинге, на котором мы сформулировали правила корпоративной «культуры времени», определили ответственных за их внедрение в жизнь Компании. Правила, созданные на посттренинге, будут донесены до всех сотрудников, и должны помочь каждому быть более успешным в работе, экономить время и способствовать большему развитию Компании.

Как вам работалось с командой «Стримера»?

Мне понравилось работать с компанией, потому что у участников есть опыт тайм-менеджмента и сформирован понятийный аппарат – это делало нашу совместную работу более эффективной. До тренинга многие читали книги по этой проблеме, пробовали что-то применять. Сразу было заметно стремление к знаниям, а также желание их закрепить и применить. Это очень здорово!

Мнение сотрудников нашей Компании, которые прошли тренинг и сейчас внедряют полученные знания в свой рабочий процесс

Андрей ЗОЛОТЫХ, директор по развитию ОАО «НПО «Стример»:

«Единые правила управления временем улучшили взаимодействие в Компании»

Прошло уже несколько месяцев после тренинга, поэтому можно определенно сказать, что в моей работе и в жизнедеятельности Компании в целом появилось немало нововведений:

Первое. Конечно же, «особо ценное приобретение», возникшее именно после тренинга, – это еженедельное планирование. Я стал относиться к планированию как к системному делу: каждую пятницу в 15:00 составляю план работ на следующую неделю и ежедневно отмечаю сделанное. Такой механизм планирования и контроля позволяет отслеживать выполнение важных задач и делать всё своевременно.

Второе. Совещания стали проходить с предварительной повесткой, с ограничением по времени на обсуждение каждого вопроса и с составлением протокола решений.

Третье нововведение касается и моего личного планирования, и жизни Компании: решения теперь принимаются по SMART, с указанием срока, ответственного, а также формулировкой понятного и измеримого результата.

Четвертое. В Компании тали активнее использовать планировщик задач – Календарь в Outlook. Стало намного удобнее планировать рабочее расписание и избегать накладок.

Очень хорошо, что в Компании установились единые правила управлением временем — это улучшило наше взаимодействие, а в нашей речи появились всем понятные новые термины — «кайрос», «дела категории А,В,С,D» и «жаба по утрам».

Михаил ВАГИН, директор по качеству ОАО «НПО «Стример»:

«Теперь я тщательно планирую работу по утрам на весь день»

После тренинга я тщательно проверил хронометраж своего рабочего дня и увидел, как много отвлекающих моментов встречается в работе, которые не дают сосредоточиться на наиболее важных задачах. В итоге я стал внимательнее относиться к формулировкам заданий для своих подчиненных, стараюсь получать обратную связь для того, чтобы быть уверенным в том, что задачу мои сотрудники поняли правильно.

Теперь я организую свой рабочий день по следующим принципам:

— утром планирую работу на день и оцениваю возможность делегировать задачи;

— днем периодически сверяюсь с утренним планом – всё ли идет так, как задумывал;

— после обеда обычно выполняю рутинную работу;

— стараюсь не дергать звонками коллег до обеда;

— проверяю почту 3-4 раза в день.

Елена БАРТЕНЕВА, финансовый директор ОАО «НПО «Стример»:

После тренинга по тайм-менеджменту в жизни финансовой службы появились новые инструменты, которые помогают лучше контролировать работу на всех этапах — от постановки задачи до её закрытия. Мы стали шире использовать возможности программного обеспечения, применяемого в нашей организации, в частности, программу-органайзер Outlook. Непосредственно в программе я ставлю задачи для своих подчиненных, здесь же каждый из нас вносит наиболее важные и срочные задачи в свой календарный план, при этом я могу видеть занятость работников службы и учитывать это при постановке задач, анализировать эффективность использования рабочего времени. Такая система хорошо дисциплинирует каждого из нас и приносит результат.

Кроме того, с тренинга я вынесла очень полезный и важный вывод: все задачи должны быть измеримыми, достижимыми, значимыми, и самое главное,  они должны иметь конкретный срок исполнения. Раньше я не всегда задумывалась над этим, ставя задачи сотрудникам компании. Еще один важный приём планирования рабочего времени: в конце рабочего дня (либо в начале следующего дня) нужно несколько минут посвятить обдумыванию своих планов на завтра, и таким образом, утром ты уже точно знаешь, что необходимо сделать в первую очередь, а каким вопросом заняться через несколько часов. Стараюсь делать такую «пятнадцати-минутку планов» каждый день.

В ходе тренинга мы выработали ряд собственных правил тайм-менеджмента, которые очень подходят именно нашей компании: проверка электронной почты строго по определенным часам; ограничение наших совещаний по времени (длительности) их проведения; определение задач, которые можно делегировать для своих подчиненных и ряд других  не менее важных правил. Теперь предстоит самое трудное каждому из нас — отказаться от прежних привычек, поглощающих время.